PharmacyHospital - • Informacijski sustav za rad bolničke ljekarne

Uvod

PharmacyHospital je program za financijsko i materijalno vođenje poslovanja bolničke ljekarne, praćenje i naručivanje narudžbi s odjela, internet naručivanja od veledrogerija,
izvještajima i analizama za voditelje ljekarni te izvještajima za računovodstvo. Program PharmacyHospital, tvrtke Ed Borel integriran je s bolničkim informacijskim sustavima tvrtke IN2 (BIS - Bolnički informacijski sustav
PIS - Poslovni informacijski sustav)

Programi međusobno rade na sinkronizaciji podataka, a funkcionalnost se ukratko može svesti na sljedeće:
- u programu BIS sestre na bolničkim odjelima izrađuju narudžbenice za pojedine odjele
- preko sigurnosnih poruka HL7, tj. sinkronizacijom podaci dolaze u ljekarnički program PharmacyHospital kao "Izdatnica" s odjela
- knjiženjem izdatnice u ljekarni ispostavlja se tražena zaliha artikla na odjel
- artikli koji nisu dostupni na skladištu ljekarne naručuju se u programu PharmacyHospital od dobavljača

Iako program PharmacyHospital ima integriranu opciju serijalizacije lijekova, za potrebe serijalizacije može se koristiti i samostalno rješenje MedicineDispenser. Više o tome pogledajte na MedicineDispenser

Sistemski uvjeti za rad

Funkcionalnosti programa

 

Sučelje programa

Sučelje programa podjeljeno je u sljedeće cjeline:


Postupak uvođenja sustava PharmacyHospital

  1. Uređenje registra artikala
    - inicijalno unešeni šifrarnik ljekarne potrebno je prije početka rada provjeriti/urediti:
    U opciji Registri - > Artikli nalazi se kompletan popis artikala ljekarne koji se sastoji od dva načina prikaza:

    Tablični prikaz

    - u tabličnom je prikazana tablica svih artikala i njihovih podataka. Tablica se može sortirati po željenoj koloni (klikom miša na naziv kolone), prilagoditi prikaz kolona (desnim klikom miša na željenu kolonu može se odabrati brisanje kolone), promjeniti redosljed kolona (pritiskom miša i povlačenjem kolone na željenu poziciju), označavanje željenih artikala (klikom miša na redni broj ispred naziva artikla) i štampanje odabranih artikala (odabirom opcije "Štampaj")



    Pojedinačni prikaz

    - služi za pojedinačno uređenje ili upis podataka novog artikla. Obvezni podaci su Naziv, Tarifa, Konto i Jedinica mjere. Pošto se u programu sve vodi na jedinične komade, prilikom uređenja artikala posebno je važno obratiti pozornost na podatak "Faktor pretvorbe" koji služi za oznaku jedininične količine artikla.
    - faktor pretvorbe mjenja se u tabličnom prikazu artikala na način da desnim klikom miša kliknete na željeni artikl, a zatim odaberete opciju "Promjena faktora pretvorbe".

    Na primjeru dolje prikazane slike, faktor pretvorbe za artikl Flukanazol je 10 iz razloga što se u jednoj kutiji nalazi 10 tableta. Artkl Flukanazol će u tome slučaju od dobavljača dolaziti kao količina kutije, npr. 1 komad, a knjiženjem primke na stanje će biti upisano 10 komada. Isto tako prilikom naručivanja, ako odjel naručuje 10 tableta klavaxa, program će prema dobavljaču poslati količinu za narudžbu 1 komad. Za sve ostale opcije programa (narudžbe, izvještaje, izdatnice...) koristi se jedinična količina artikla!




    BIS prikaz
    - ovdje postavljate parametre koji su potrebni za komunikaciju sa BIS programom. Na primjer ako je artikl antibiotik potrebno mu je postaviti parametar "Antibiotik".
    - ako se na odjelima bonice, u programu BIS koristi terapija pacijenta obavezno postavite parametar "Ordinira se u BIS-u"
    - pod parametrom "Oznaka materijala" možete postaviti parametre kao što su "Donacija" ili "Izvan liste lijekova" (ako ne želite da promjena liste lijekova mijenja podatke artikla)




  2. Upis magistralnih pripravaka
    - magistralni pripravci ne prenose se automatski već ih je potrebno upisati u program. Da bi definirali pripravak potrebno je u opciji Registri -> Artikli odabirom opcije "Novi" dodati artikl s parametrom "Mag. pripravak ":



    - svi artikli s oznakom "Mag. pripravak" nalaze se u opciji Laboratorij -> Receptura. U pojedinačnom prikazu željenog pripravka upisuju se njegove komponente:



  3. Upis postavki dobavljača za narudžbe
    - ako do sad niste radili internetsko naručivanje robe, kontaktirajte dobavljače (Medika, Oktal, Phoenix, Medical...) koji imaju mogučnost slanja narudžbi i zaprimanja računa putem interneta te zatražite pristupne podatke. Dobiveni pristupni podaci upisuju se u opciji Registri -> Registar dobavljača na način da se pozicionirate na željenog dobavljača, a zatim odaberete opciju "Postavke za internet naručivanje"

  4. Provjera/Upis ugovora dobavljača
    - ugovori dobavljača su prenešeni u program PharmacyHospital, a pregled i provjeru možete izvršiti u opciji Dokumenti -> Ugovori:



    U tabličnom prikazu opcije "Ugovori" vidljivi su svi upisani ugovori u odabranom periodu, a u pojedinačnom prikazu sve stavke ugovora.

  5. Provjera/Podešavanje odjelnih skladišta
    - odjelna skladišta prenešena su u program PharmacyHospital, a pregled i provjeru možete izvršiti u opciji Registri -> Odjelno skladište:


  6. Provjera/Podešavanje mjesta troška
    - oznake mjesta troška prenešeni su u program PharmacyHospital, a pregled i provjeru možete izvršiti u opciji Registri -> Mjesto troška:



    NAPOMENA: Jedno odjelno skladište može imati više mijesta troška ali mjesto troška može biti samo za jedno skladište!
  7. Izrada inventure u ljekarni
    - inventura je postupak kojim se utvrđuje stvarno stanje zaliha robe i magistralnih pripravaka u bolničkoj ljekarni. Postupak unosa stvarnog stanja zalihe ljekarne obvezan je za početak rada.
    Popisna lista za unos inventurnog (stvarnog) stanja zaliha štampa se odabirom opcije "Štampaj" u opciji Zalihe -> Inventurna lista. Nakon upisa stanja na inventurnu listu potrebo je u programu PharmacyHospital napraviti sljedeće:
    1. u opciji Zalihe -> Obrada inventure odabirom opcije "Novi" otvorite novu inventuru
    2. stanje s popisne liste
    upišite u kolonu "Invent. stanje"
    3. nakon unosa stanja spremite promjene odabirom opcije "Izlaz"
    4. odabirom opcije "Knjiži" prokjižite unešenu inventuru



Upute za rad programa

Proces rada bolničke ljekarne:



  1. Izrada narudžbenice za pacijenta
    - narudžbenicu za pacijenta unosite u opciji Dokumenti - Narudžbenica za pacijenta odabirom opcije "Novi" :



    - u narudžbenici je potrebno upisati ili odabrati pacijenta, odjel na kojem je pacijent, artikle koje želite naručiti te liječnika koji ih je propisao.
    - pacijenti i liječnici se mogu pretraživati po imenu, a ako se radi o novom pacijentu, potrebno ga je dodati u opciji Registri -> Registar pacijenata.
    - unosom postojećeg pacijenta bolnice automatski se ponavljanja njegova dnevna terapija (ovisno o opcijama postavljenih u programu).
    - lijekovi se mogu pretraživati po nazivu i po farmakološkom djelovanju prema ATK klasifikaciji.
    - unutar pojedinačnog popisa artikala moguće je prikazati interakcija lijekova (ako imate licencu tvrtke Lexicomp)
    - označavanjem i knjiženjem narudžbenica pacijenata generira se narudžbenica za odjel (nastaje jedna narudžbenica za više narudžbenica pacijenata)
    NAPOMENA: ako je napravljena integracija s programom tvrtke IN2, narudžbenice za pacijenta se izrađuju u programu BIS, a zatim sinkroniziraju s programom PharmacyHospital.

  2. Izrada narudžbenice za odjel iz narudžbenica
    - knjiženjem narudžbenica za pacijente stvara se neproknjižena narudžbenicu za odjel. Narudžbenica za odjel nalazi se u opciji Dokumenti - Narudžbenica za odjel:



    - na narudžbenici za odjel su posebno naznačeni narkotici i rezervni antibiotici. Za navedene artikle, knjiženjem narudžbenice automatski se ispisuje zahtjev za narkoticima i rezervnim antibioticima.
    - narudžbenica za posebno skupe lijekove i potrošni materijal se izrađuju zasebno
    - ako je na odjelu dovoljna količina traženog artikla, količina za artikl s narudžbenice preuzima se iz skladišta na odjelu
    - knjiženjem narudžbenice za odjel preuzimaju se željeni artikal iz skladišta ljekarne
    NAPOMENA: ako je napravljena integracija s programom tvrtke IN2, narudžbenice za odjel se izrađuju u programu BIS, a zatim sinkroniziraju s programom PharmacyHospital na način da se sve proknjižene narudžbenica za odjel automatski generiraju u izdatnice u ljekarni

  3. Obrada izdatnice u ljekarni - PharmacyHospital
    - knjiženjem narudžbenica za odjel stvara se neproknjižena izdatnica. Izdatnice za odjel nalaze se u opciji Dokumenti -> Izdatnice.
    Inicijalno su prikazane sve izdatnice u odabranom periodu s oznakama:
    BROJ - broj proknjižene izdatnice
    STATUS - "Neproknjižen" - narudžbenica napravljena na odjelu ali nije obrađena u ljekarni i "Proknjižen" - obrađena izdatnica u ljekarni
    DATUM - datum izrade izdatnice
    BROJ - broj narudžbenice s odjela
    ODJEL/AMBULANTA - naziv odjela/ambulante
    IZNOS - ukupan financijski iznos izdanih artikala
    NARUČIO - odgovorna osoba koja je izradila izdatnicu
    KNJIŽIO - odgovorna osoba koja je proknjižila izdatnicu
    IZDAO - odgovorna osoba koja je izdala robu sa skladišta ljekarne
    PREUZEO - odgovorna osoba koja je preuzela robu za odjel



    - obrada željene izdatnice izvršava se u pojedinačnom pregledu. Ovdje je prikazan naziv odjela/ambulante, datum izrade i naziv osobe koja je izradila narudžbu na odjelu te tko izdaje artikle i tko preuzima. Ispod zaglavlja prikazani su artikli s željenim količinama potrebnim za izdavanje:



    - količine potrebne za izdavanje iz ljekarne upisuju se u koloni "Isporučeno-Ljekarna". Količina se izračunava koristeći sljedeće algoritme za izdavanje robe na odjele:
    a) minimalne zalihe odjela - osim tražene količine s odjela, program automatski dodaje količinu potrebnu za minimalne zalihe odjela
    b) orginalno pakiranje lijeka - tražena količina se automatski dopunjuje kako bi ispunila uvjete minimalnog pakiranja koje se isporučuje na odjel za naručeni artikl
    - knjiženjem izdatnice skida se stanje sa skladišta ljekarne i stavlja se na stanje odjelnog skladišta
    - knjiženjem izdatnice prikazat će se upozorenje za sve artikle za koje naručena količina ne postoji na skladištu ljekarne.
    Za takve artikle će program prikazati upit da li se tražena količina želi preuzet ili staviti na narudžbu dobavljača.



    Pregled artikala koji nisu isporučeni na odjel vidljiv je u opciji Dokumenti -> Defekture. U navedenoj opciji vidljiv je datum unosa, broj izdatnice i odjel za koji artikli nisu isporučeni:




    Artikl se skida sa zalihe odjelnog skladišta, tj. se smatra utrošenim u trenutku kad se u programu BIS upiše potrošnja po pacijentu.

    Primjer narudžbe/izdavanja jednog artikla:
    Artikl X na odjelnom skladištu ima zalihu "5",
    istom tom artiklu postavljena je minimalna zaliha za odjel "10",
    potreba pacijenta za artiklom X je "3",
    minimalno pakiranje artikla u ljekarni je postavljeno na "10"!
    Program naručuje 10 komda, a ostatak od 2 komada stavlja se na odjelno skladište!

    Ako radite serijalizaciju lijekova u trenutku izdavanja lijekova, tada nakon obrade svih stavaka izdatnice odaberite opciju "Serijalizacija", a zatim učitajte 2D barkod s pakiranja lijeka.
    Ako u registru artikala već postoji učitani 2D kod lijeka, program će automatski prepoznati o kojem se artiklu radi te staviti na listu na provjeru/izdavanje.
    Ako nije upisan (prva obrada lijeka), otvoriti će se prikaz svih artikala s izdatnice, a na Vama je da odabirete artikl koji ste učitali čitačem:


    *Na slici je prikazan primjer učitavanja 2D barkoda za artikl Ranital koji u registru artikala nije imao upisanu barkod šifru




    Postupak ponovite za sva pakiranja koja izdajete, a u slučaju pogrešno skeniraog ili pogrešno povezanog artikla odaberite opciju "Briši označene" - obrisat će se unos učitanog pakiranja lijeka
    Nakon što učitate sve kodove s pakiranja lijekova, odaberite opciju "Izdaj" nakon čega će program automatski poslati upit prema Nacionalnom sustavu za provjeru lijeka te Vas u polju "Status" obavjestiti o statusu pakiranja!


  4. Izrada narudžbenice dobavljača
    - izrada narudžbenice započinje izradom liste za narudžbu. Lista za narudžbu je popis svih artikala koje treba naručiti bez obzira na dobavljača. Ona se može percipirati kao kompjutorska zamjena za bilježnicu u koju se pišu artikli koje treba naručiti.
    U programu PharmacyHospital lista za narudžbu može se formirati na tri načina:

    ručno (ctrl + N)
    - u bilo kojoj opciji programa istovremeno pritisnite tipke Control (Ctrl) i slovo N. Na ekranu će se pojaviti dialog s tablicom u kojoj su prikazani artikli koji su već stavljeni na listu za narudžbu. Na kraj liste jednostavno dodate artikal i količinu koju želite naručiti. Ukoliko dodate artikal koji je već stavljen na listu za narudžbu, program će vas o tome obavijestiti i tražiti da potvrdite prethodno unesenu količinu ili da ponovo unesete količinu za narudžbu.
    iz minimalnih zaliha
    - za svaki artikal u registru artikala može se definirati minimalna zaliha. Minimalna zaliha korisiti se za automatsko stavljanje artikala na narudžbu u trenutku kad zaliha dođe na razinu ispod minimalne zalihe.
    iz pregleda izlaza
    - artikli se dodaju na listu za narudžbu u opciji Izvještaji -> Izlaz artikala na način da označite artikle koje želite dodati na listu za narudžbu, a zatim desnim klikom miša kliknete na artikl i odaberete "Dodaj na listu za narudžbu"

    - nakon sastavljanja liste za narudžbu potrebno je u opciji Dokumenti -> Lista za narudžbu označiti željene artikle, odabrati opciju "Kreiraj narudžbu" te zatim odabrati dobavljača.
    - novonastale narudžbe za dobavljača prikazuju se u opciji Dokumenti -> Narudžbe dobavljača pod opcijom "Narudžbenica":


    *Napomena: u navedenoj opciji moguće je i odabirom opcije "Novi" izraditi novu narudžbenicu na kojoj će se ručno dodati artikli!

    - u navedenoj opciji, pozicioniranjem na željenu narudžbenicu te odabirom opcije "Internet" moguće je poslati narudžbenicu putem interneta (za dobavljače koji to podržavaju)

  5. Unos robe na skladište ljekarne
    - primke dobavljača nalaze se u opciji Dokumenti -> Primka. Inicijalno su prikazane sve primke u odabranom periodu s oznakama:
    Broj, Status, Datum, Dobavljač, Dostavnica, Račun, Nabavna vrijednost:



    - unos nove primke izvršava se odabirom opcije "Novi", a zatim unosom podataka u pojedinačnom pregledu:



    - roba se u pojedinačnom prikazu može unjeti na tri načina:
    a) unosi ručno (unosom svakog artikla pojedinačno u koloni "Naziv")
    b) učitavanjem podataka računa dobavljača s inteneta (program upisuje sve stavke računa)
    - odaberite opciju"..." pored polja "Račun", a zatim na novootvorenom prozoru odaberite željeni broj računa dobavljača
    - učitavanjem računa s interneta, novim, tj. nepovezanim artiklima naziv će biti prikazan crvenom bojom te je iste potrebno povezati za odabranog dobavljača
    - unosom stavaka računa učitava se nabavna cijena artikla koja je posebno naznačena za artikle kojima cijena ne odgovara cijeni s ugovora!
    Artiklima kojima se cijena povećala, cijena će biti prikazana zelenom bojom, a kojima se smanjila crvenom bojom.
    c) unosom stavaka iz narudžbenice (program kopira sve stavke narudžbenice u primku)
    - odaberite opciju"..." pored polja "Br. narudžbe", a zatim na novootvorenom prozoru odaberite željeni broj narudžbenice dobavljača

    Spremanje unešenih stavaka primke izvršava se odabirom opcije "Izlaz". Novonastala primka imat će status neproknjiženog dokumenta. Neproknjižena primka nije evidentirana niti u jednoj evidenciji i može se obrisati ili mijenjati prije proknjižavanja, stoga je primku nakon unosa potrebno proknjižiti.
    Prilikom proknjižavanja primke program automatski nivelira artikle kojima se promijenila cijena, a kojih ima na zalihi.

  6. Povrat na odjelno skladište
    - povrati lijekova na odjelno skladište u slučaju povrata lijeka pacijenta izvršavaju se na dva načina:
    a) ili izradom međuskladišnice na odjelima na način da odjel koji šalje robu izradi izlaz, a odjel koji zaprima robu, napravi ulaz međuskladišnice
    b) ili pomoću izdatnice u ljekarni s negativnom količinom na stavkama artikala
    Napomena: ako je napravljena integracija s programom tvrtke IN2, povrati lijekova na odjelno skladište u slučaju povrata lijeka pacijenta izvršavaju se u programu BIS
  7. Povrat na skladište ljekarne
    - povrat lijekova na skladište ljekarne izvodi se kao negativna izdatnica s odjela (s odjela se tada fizički vrate lijekovi u ljekarnu)
    Napomena: ako je napravljena integracija s programom tvrtke IN2, povrati lijekova na skladište ljekarna izvršavaju se u programu BIS kao negativna izdatnica s odjela (s odjela se tada fizički vrate lijekovi u ljekarnu)
  8. Preuzimanje zalihe s drugog odjela
    - zalihe s drugih odjela razmjenjuju se:
    a) ili izradom međuskladišnice na odjelima na način da odjel koji šalje robu izradi izlaz, a odjel koji zaprima robu, napravi ulaz međuskladišnice
    b) ili pomoću izdatnice u ljekarni s negativnom količinom na stavkama artikala
    Napomena: ako je napravljena integracija s programom tvrtke IN2, preuzimanje s drugog odjela izvodi se u programu BIS pomoću međuskladišnice

Ostale funkcionalnost programa:

1.Registri

3. Laboratorij

4. Ljekarničke evidencije

5. Izvješća

6. REVERSI (posebno ili privremeno skladište)

7 . INVENTURA

8. POMOĆNI PROGRAMI

 

 

Ed Borel d.o.o. za informatičku djelatnost, CMP Savica Šanci 131, 10000 ZAGREB, tel: (+385 1) 24 09 070, tel: (+385 1) 24 06 083, fax: (+385 1) 24 06 082, e-mail: edborel@edborel.hr, radno vrijeme radnim danom od 09:00 do 17:00, 091/2108-648 dežurni telefon za hitne slučajeve vezane uz rad s eReceptima radnim danom od 07:00 - 09:00 i 17:00 do 20:00 te subotom od 07:00 - 15:00

 


Ed Borel d.o.o. CMP Savica Šanci 131, 10000 ZAGREB
tel: (+385 1) 24 09 070, tel: (+385 1) 24 06 083, fax: (+385 1) 24 06 082