PharmacyHospital - Narudžbenice dobavljača

Izrada narudžbenice dobavljača

Uvod

Narudžbe prema dobavljaču razlikuju se ovisno o specifikaciji dobavljača, tj. manji dobavljači zaprimaju narudžbe putem telefona, faksa ili emaila, dok veledrogerije zaprimaju putem interneta.
Format za slanje kao i tehnologija koja se koristi ovisi o dobavljaču, npr. Oktal Pharma koristi slanje putem FTP-a, a Medika i ostali putem web servisa. Narudženice je moguće ispisati, spremiti u PDF i poslati dobavljačima putem interneta.

Postupak izrade narudžbe prema dobavljaču

U programu PharmacyHospital narudžbenice prema dobavljaču mogu se izraditi iz pripremljene liste artikala potrebnih za narudžbu ili pojedinačnim unosom artikala za željenog dobavljača:

  1. Priprema narudžbe iz liste za narudžbu
    - lista za narudžbu je popis svih artikala koje treba naručiti bez obzira na kojeg dobavljača se roba odnosi. Ona se može percipirati kao kompjutorska zamjena za bilježnicu u koju se pišu artikli koje treba naručiti. U programu PharmacyHospital lista za narudžbu može se formirati na tri načina:

    1.2 pojedinačni ručni unos
    - u bilo kojoj opciji programa istovremeno pritisnite tipke Control (Ctrl) i slovo N. Na ekranu će se pojaviti dialog s tablicom u kojoj su prikazani artikli koji su već stavljeni na listu za narudžbu. Na kraj liste upišete artikal i količinu koju želite naručiti. Ukoliko dodate artikal koji je već stavljen na listu za narudžbu, program će vas o tome obavijestiti i tražiti da potvrdite prethodno unesenu količinu ili da ponovo unesete željenu količinu za narudžbu.
    Lista sadrži podatke o nazivu artikla, šifri, trenutnoj zalihi, broju jedinica mjere, količini za narudžbu, pakiranje i iznos:



    1.2 iz pregleda izlaza
    - u opciji Izvještaji -> Izlaz artikala odaberite željene artikle koje želite staviti na listu za naručiti, pozicionirajte se na jedan od odabranih artikala te desnim klikom miša na naziv, a zatim odabirom opcije " Dodaj na listu za narudžbu " dodajte artikle na listu za naručiti.






    1.3 iz izdatnica odjela

    - knjiženjem izdatnice prikazat će se upozorenje za sve artikle za koje naručena količina ne postoji na skladištu ljekarne. Za takve artikle će program prikazati upit da li se tražena količina želi staviti na narudžbu dobavljača:



    - u tabličnom i pojedinačnom prikazu izdatnica postoji i opcija "Naručiti" koja ima mogućnost postavljanja artikala pojedinačne izdatnice ili iz više odabranih izdatnica u listu za naručiti ili direktno na   narudžbenicu. Na listu za narudžbu ili narudžbenicu moguće je dodati količine artikle koji su zatraženi s odjela, artikle koji nisu isporučeni ili ručno upisati količine:

    - prilikom zamjene   ili unosa novog artikla, u izborniku  artikla dodana je  opcija pretraživanja po ključu: BIS šifra i kataloški broj
    - prilikom zamjene   ili unosa novog   artikla, u izborniku  artikla dodana je opcija pretraživanja po sortiranoj koloni izbornika
    - na ispisu izdatnice dodan podatak "Broj zahtjeva"
    - na ispisu izdatnice dodan podatak "Kataloški broj"
    - na ispisu izdatnice dodan podatak "Napomena" po stavkama


    1.4 iz minimalnih zaliha

    - za svaki artikal u registru artikala može se definirati minimalna zaliha. Minimalna zaliha korisiti se za stavljanje artikala na narudžbu u trenutku kad zaliha dođe na razinu ispod minimalne zalihe.
    Artikli za narudžbu iz minimalnih zaliha dodaju se u opciji Dokumenti -> Lista za narudžbu odabirom opcije "Iz minimalnih zaliha". Nakon sastavljanja liste za narudžbu potrebno je u opciji Dokumenti -> Lista za narudžbu označiti željene artikle, odabrati opciju " Kreiraj narudžbu " te zatim odabrati dobavljača. Novo nastale narudžbe za dobavljača prikazuju se u opciji Dokumenti -> Narudžbenica.

    - završni proces u izradi narudžbenice je knjiženje i slanje prema dobavljaču. Knjiženje se izvodi pozicioniranjem na željenu narudžbenicu te odabirom opcije "Knjiži", a slanje ovisno o mogučnosti dobavljača.
    Slanje narudžbenica izvodi se na sljedeće načine:
    1. internet - izvodi se odabirom opcije "Internet" za sve dobavljače koji imaju tu opciju
    2. email - na način da narudžbenicu pojedinačno pretvorite u PDF datoteku (odabirom opcije PDF), a zatim pošaljete na adresu dobavljača
    3. faksom ili telefonom - na način da narudžbenicu pojedinačno ispišete i pošaljete


    Sve gore navedene radnje stvaraju popis artikala za narudžbu u opciji Narudžbe -> Lista za narudžbu:



    U navedenoj opciji moguće je ažuriranje postojećih podataka narudžbe i dodavanje novih. Vidljivi su podaci odjela i broja izdatnice za artikle koji su dodani na listu za narudžbu iz izdatnice ili defekture po odjelu te mogučnost filtriranja po bilo kojem od željenih podataka.
    Bojom su prikazane razlike u cijenama na način da je crveno označena nabavna cijena koja je viša od ugovorene, plavo označena nabavna cijena s iznosom 0,00 i zeleno označena nabavna cijena s iznosom manjim od ugovorene

    Izrada narudžbenice iz liste za narudžbu izvodi se u odabirom opcije"Knjiži" u alatnoj traci programa. Prilikom knjiženja artikala u narudžbenicu dodatno se prikazuje opcija da li od izabranih artikala stvoriti narudžbu za jednog dobavljača ili  narudžbenice razvrstati prema ugovorenim, tj. preferiranim dobavljačima
    Razvrstavanje zapravo znači automatska izrada više narudžbenica za različite dobavljače:

  2. Pojedinačni unos narudžbenice dobavljača
    - pojedinačni unos artikala za narudžbu od željenog dobavljača izvodi se u opciji Dokumenti -> Narudžbenica odabirom opcije " Novi ".
    Nova narudžbenica inicijalno ima upisan datum i broj, a na Vama je da odaberete željenog "Dobavljača" koji je obvezan podatak, "Mjesto troška" koji nije obvezan podatak ali se može odabrati ukoliko želite da narudžbenica bude na određeno mjesto troška, "izvor financiranja" i željene artikle. Pojedinačnim unosom artikla vidljivi su sljedeći podaci:
    Naziv artikla, Šifra artikla, Kataloški broj, Broj ugovora koji je trenutno aktivan, Trenutna i minimalna zaliha artila, Količina za narudžbu u jediničnom obliku i u količini pakiranja, Nabavna i cijena iz ugovora, Ukupan iznos, Potvrđeno i Napomena. (potvrđeno i napomena su podaci koji se popunjavaju odgovorom od strane dobavljača kojem šaljete narudžbe putem interneta).
    Napomene koje se mogu prikazati tjekom unosa artikala su:
    1. crveni naziv artikla - ako je dobavljač je označen za slanje narudžbi putem interneta, a unešeni artikl nije povezan s katalogom dobavljača (odabirom opcije poveži potrebno je povezati artikl)
    2. crveni naziv nabavne cijene artikla - nabavna cijena je viša od ugovorene cijene dobavljača
    3. zeleni naziv nabavne cijene artikla - nabavna cijena je niža od ugovorene cijene dobavljača





    - osim pojedinačno unešenih artikala narudžbenicu je moguće nadopuniti i artiklima kojima je zaliha ispod minimalno definirane. Navedeno se izvodi odabirom opcije "Iz minimalnih zaliha", označavanjem željenih artikala na prikazanom popisu, a zatim odabirom opcije "Dodaj na narudžbu".

    - spremanje unešenih podataka narudžbenice izvodi se odabirom opcije "Izlaz", te potvrdom na pitanje "Želite li spremiti promjene?". Spremljene narudžbenice imaju status "Neproknjižen" i nalaze se u tabličnom prikazu zajedno s ostalim narudžbenicama. U tabličnom prikazu vidljive su sve narudžbenice u odabranom periodu s sljedećim podacima:
    Broj, Status, Datum, Dobavljač, Iznos, Mjesto troška i Broj primke (broj primke označava broj dokumenta po kojem je narudžbenica unešena)



    - na neproknjiženim narudžbama moguće je prije slanja dabirom opcije "Napomena" u tabličnom prikazu upisati određene napomene za dobavljača. Napomena sadrže sljedeće podatke:
    Rok plaćanja, Rok isporuke, Način otpreme, Mjesto isporuke, Punuda/Ugovor, Za potrebe, Napomena kao slobodan tekst, Matični broj, Odgovorna i ovlaštena osoba. Napomene se mogu i predefinirati u opcijama i parametrima kako se ne bi trebali svaki put upisivati. Napomene se koriste samo na ispisu, tj. narudžbe poslane putem interneta neće sadržavati napomene jer ih dobavljači putem interneta ne zaprimaju.

    - završni proces u izradi narudžbenice je knjiženje i slanje prema dobavljaču. Knjiženje se izvodi pozicioniranjem na željenu narudžbenicu te odabirom opcije "Knjiži", a slanje ovisno o mogučnosti dobavljača.
    Slanje narudžbenica izvodi se na sljedeće načine:
    1. internet - izvodi se odabirom opcije "Internet" za sve dobavljače koji imaju tu opciju
    2. email - na način da narudžbenicu pojedinačno pretvorite u PDF datoteku (odabirom opcije PDF), a zatim pošaljete na adresu dobavljača
    3. faksom ili telefonom - na način da narudžbenicu pojedinačno ispišete i pošaljete

    Primjer izgleda narudžbenice:

Defekture po narudžbama

Opcija " Defekture po narudžbama " je podopcija narudžbi dobavljača u kojoj se nalazi evidencija naručenih artikala od strane dobavljača.
U evidenciji su prikazani svi naručeni artikli s jednim od statusa: "U dolasku", "Neisporučen" i "Isporučen". Osim statusa, prikazana je količina koja je naručena/isporučena te broj narudžbenice i datum.

Princip rada navedene opcije je sljedeći:
Nakon knjiženja narudžbenice prema dobavljaču svi artikli iz narudžbenice dobivaju status "U dolasku" te naručenu količinu i broj narudžbenice:



Artikli koji su naručeni, tj. u statusu dolaska, prilikom dodavanja na listu za narudžbu imat će prikazanu količinu "U dolasku", tj. količinu koja se očekuje od dobavljača:



Zaprimanjem robe dobavljača, tj. knjiženjem primke upisuje se isporučena količina te mijenja status artikla u "Neisporučen" ukoliko količina naručenog artikla nije isporučena u cijelosti:



ili "Isporučen" ukoliko je naručena količina isporučena u cijelosti:



Osim automatskog postavljanja statusa, odabirom opcije " Status " u donjem desnom uglu opcije moguće je ručno promjeniti statuse naručenih artikala kao i filtrirati prikaz po određenom statusu ili dobavljaču.

 

 

Ed Borel d.o.o. za informatičku djelatnost, CMP Savica Šanci 129, 10000 ZAGREB, tel: (+385 1) 24 09 070, tel: (+385 1) 24 06 083, fax: (+385 1) 24 06 082, www: http://www.edborel.hr, e-mail: edborel@edborel.hr

 


Ed Borel d.o.o. CMP Savica Šanci 129, 10000 ZAGREB
tel: (+385 1) 24 09 070, tel: (+385 1) 24 06 083, fax: (+385 1) 24 06 082