PharmacyHospital - Artikli

Registri

Uvod

•  Ljekarna master šifrarnik
•  Lijekovi, potrošni materijali, narkotici, PSL, magistralni, antibiotici, cjepiva,...
•  Grupe artikala – dezinficijensi, kemikalije, citostatici,...
•  Dobavljači, katalozi dobavljača, proizvođači
•  Lokacije skladišta, Konsignacijska skladišta, Mjesta izdavanja
•  Pacijenti i liječnici (BIS)
•  Službe (Klinika za kirurgiju) Odjeli (Trauma, Vaskularna) Mjesta troška (ambulanta 1, 2)
•  Lista lijekova, Agencija za lijekove (Halmed)
•  Korisnici programa – dinamičke dodjele ovlasti

Registar artikala

Inicijalno unešeni šifrarnik ljekarne potrebno je prije početka rada provjeriti/urediti:
U opciji Registri - > Artikli nalazi se kompletan popis artikala ljekarne koji je podjeljen na sljedeće cjeline:

  1. Tablični prikaz
    - tablični prikaz je inicijalni prikaz u kojem je prikazana tablica svih artikala i njihovih podataka. Tablica se može sortirati po željenoj koloni (klikom miša na naziv kolone), prilagoditi prikaz kolona (desnim klikom miša na željenu kolonu može se odabrati brisanje kolone), promjeniti redosljed kolona (pritiskom miša i povlačenjem kolone na željenu poziciju), označavanje željenih artikala (klikom miša na redni broj ispred naziva artikla) i štampanje odabranih artikala (odabirom opcije "Štampaj")
    Omogućen je filter po kontu, tipi artikla (parametri artikla), aktivni/neaktivni te prikazu svih grupa artikala



    U tabličnom pregledu omogućen je višestruki unos parametara artikala. Višestruki upis parametara izvodite tako da označite željene artikle, a zatim odabirom opcije "Promjeni" odaberete jedan od željenih parametara:

    Odabirom opcije "Postavi" program će na sve označene artikle postaviti odabrani parametar, a odabirom opcije "Obriši"

  2. Pojedinačni prikaz
    - služi za pojedinačno uređenje ili upis podataka novog artikla. Sadrži sve parametre potrebne za unos novog artikla:



    Obvezni podaci za unos artikla su Naziv, Tarifa, Konto, Oznaka za izvještaje i Jedinica mjere.

    Parametri su podjeljeni na sljedeće:
    - osnovne podatke o artiklu: Naziv, tarifa, konto, oznaka za izvještaje (potrebno za izradu temeljnice), mjesto izdavanja (koristi se za grupiranje artikala po skladištima, tj. mjestu izdavanja na način da jedan artikl može biti u jednom skladištu), jedinica mjere, faktor pretvorbe (koristi se za vođenje po jediničnom komadu, a za paketno zaprimanje i naručivanje), minimalno pakiranje (koristi se za upis minimalne količine za zahtjevanje lijeka s odjela) BIS šifra (upisuje se na način prve slobodne šifre u registru te može biti ovisno o parametru automatski unos ili upisom početnog broja šifre)

    - parametre artikla kojima sami naziv ima značenje: narkotik, rezervni antibiotik, posebno skupi lijek, potrošni, repromaterijal, sitni inventar, donacija, ampulirani lijek, antibiotik , skupni artikl (postavlja se na artikle koji predstavljaju određenu skupinu koja se koristi za planove trošenja ili ugovore dobavljača - Prikaz skupnih/planskih šifri  isključivo u registru artikala (ne prikazuju se  u narudžbama, primkama, izdatnicama, međuskladišnicama itd.) )


    NAPOMENA: Za sve artikle koji se vode "dvojno" (donacija, na teret HZZO-a, na teret bolnice...), potrebno je voditi dvije skladišne kartice artikla.
    Na primjer za donaciju je potreban jedan artikl bez oznake donacija i drugi s oznakom donacija. Kako bi ih razlikovali potrebno je u nastavku naziva artikla upisati "Donacija"


    - parametri za evidenciju cjepiva: cjepivo (postavlja se ako je artikl cjepivo), grupa cjepiva (cjepiva moraju imati odabranu grupu cjepiva iz šifrernika HZJZ), Halmed (odabirom opcije Halmed program otvara šifrarnik Halmeda na kojem je potrebno odabrati željeni artikl te na taj način upisati Halmed šifru lijeka)

    - parametri liste lijekova: šifra ATC, cijena HZZO

    - podaci cijene: ugovorena cijena (automatski se prenosi s aktivnog ugovora dobavljača), nabavna cijena (zadnja nabavna cijena za pakiranje - bez PDV-a), rabat, jedinična nabavna cijena, prosječna cijena s PDV-om

    - popis grupa: u popisu grupa inicijalno je prikazana grupa artikla iz BIS sustava kao glavna grupa na što je moguće dodati dodatne grupe za potrebe izvještaja unutar ljekarne. Navedeno se ne prenosi u BIS

    - ostali podaci: proizvođač, dobavljač (inicijalno je postavljen dobavljač iz aktivnog ugovora), lokacija skladišta, minimalne zalihe(podatak se koristi za naručivanje prema dobavljaču, tj. izrada narudžbi do upisane vrijednosti minimalne zalihe) i trenutne zalihe

  3. BIS prikaz
    - u BIS kartici nalaze se parametri koji su potrebni za korištenje artikla u vanjskim sustavima, tj. BIS/PIS sustavu.
    U inicijalnom šifrarniku prenešeni su svi parametri iz navedenih sustava dok je za unos novog artikla potrebna konzultacija ljekarne s korisnicima BIS/PIS sustava, tj. fakturnom i nabavnom službom ustanove.



    Značenje parametara:

    Fakturira se: postavlja se na artikle koji se trebaju iskazivati na računu; sitni potrošni materijal ne smije imati oznaku fakturira se (rukavice, gaze i sl.)
    Nula za HZZO: parametar je vezen za parametar "Fakturira se" i ako je aktivan, artikl će biti fakturiran s cijenom 0,00 bez obzira na cijenu artikla
    Ne fakturiraj za HZZO: artikl se ne fakturira prema HZZO-u
    Fakturira uz zahvat: artikl se fakturira uz zahvat
    Fakturira se uz DTS: fakturira se uz DTS
    Fakturira uz DBL: fakturira se uz DBL
    Ordinira se u BIS-u: aktivira se ukoliko se na odjelima provodi modul terapija
    Zahtjeva se na pacijenta: aktivacijom navedenog parametra, na odjelu će uz unos lijeka biti obvezan unos pacijenta. Narkotici, rezervni antibiotici i posebno skupi lijekovi se zahtjevaju na pacijenta bez obzira na navedeni parametar!
    Nabavna služba: artikli koji se naručuju preko nabavne službe
    Javna nabava: artikli koji idu putem javne nabave
    Ne prenosi se u BIS/PIS: aktivacijom parametra artikl neće biti prenešen u vanjski sustav
    Prenosi se u BIS/PIS s cijenom 0:bez obzira na cijenu artikl se prenosi s 0,00
    Oznaka materijala: podatak u kojem se definira je li lijek izvan liste HZZO-a lijekova; ovdje staviti „Bez oznake“; ukoliko imamo neki lijek koji je donacija (cijena mu je 0 kuna), stavi mu se oznaka „Donacija“ – time se taj lijek bolje raspoznaje u fakturi
    Grupa materijala: grupa materijala
    Grupa nabave: grupa nabave
    Djeljiv: ova oznaka je bitna kod prijenosa količine lijekova iz modula Terapije u STAC; svaki lijek koje se ne zaokružuje na cijeli broj već se može ordinirati samo dio ovu oznaku ne smije imati, tj. mora biti djeljiv

    Ostali podaci učitavaju se iz liste lijekova (koeficjent, dnevna doza, doza koncentracije, smjernica, indikacija, put davanja)

    Svaka promjena napravljena na artiklu sikronizira se s bolničkim i poslovnim sustavom.
    Pravilo za slanje artikla u BIS/PIS je da je ugovorena ili hzzo ili nabavna cijena veća od 0,00.
    Artikli koji imaju upisanu cijenu 0,00 na ugovorenoj, nabavnoj i HZZO cijeni, biti će prenešeni u BIS/PIS samo ako imaju oznake:
    • donacija (aktiviran parametar)
    • nula za HZZO (aktiviran parametar)
    • prenosi se u BIS/PIS s cjenom 0,00 (može se aktivirati samo ako su aktivirani parametri Donacija i Nula za HZZO)
    • ne fakturira se (aktiviran parametar)
    • fakturira se (isključen parametar)

  4. Skladišna kartica
    - prikazuje sve transakcije odabranog artikla u željenom periodu. Prikazuje datum knjiženja, opis transakcije (primka, izdatnica, Otpis...), količina ulaza ili izlaza, stanje i prosječna cijena:



  5. Povijest promjena
    - Sve transakcije/promjene na artiklima vidljive su pod karticom povijesti promjena (historijatu). Navedene promjene poslane su u vanjski sustav, a osim podataka artikla vidljiv je datum slanja/zaprimanja i ime korisnika koji je napravio promjenu. Šifra AA označava uspješno zaprimljene podatke u vanjski sustav, AE greška u zaprimanju zbog pogreške u podacima i bez oznake da komunikacija između ljekarne i vanjskih sustava ne radi.
    Promjene evidentirane u navedenoj opciji moguće je promjeniti, o tome možete pročitati više u uputama za promjenu historijata.



  6. Zamjenski artikl
    - pod karticom "Zamjenski artikl" nalaze se zamjenske šifre skupnog artikla. Za dodavanje zamjenskih šifri potrebno je odabrati opciju novi te na novootvorenom dialogu odabrati željene artikle.
    Zamjenske šifre koriste se za planove trošenja i ugovore dobavljača, o čemu pročitajte više u uputama za rad s ugovorima.



Unos novog artikla

  1. Odabirom opcije "Novi"
    - novi artikl unosi se odabirom opcije "Novi" u tabličnom prikazu artikla te upisom parametara u pojedinačnom i BIS pregledu.

    Obvezni podaci za unos artikla su Naziv, Tarifa, Konto, Oznaka za izvještaje i Jedinica mjere.
    Postavljenje i provjera obveznih podataka artikala prilikom unosa novog artikla postavlja se u opciji Sistem -> Opcije i parametri pod „Artikli“ u kojoj je moguće odabrati obvezne parametre potrebne za unos novog artikla. Osim gore navedenih predefiniranih (naziv, tarifa, konto, oznaka za izvještaje i jedinica mjere) ostale parametre korisnik može definirati kao obvezne:
    Mjesto izdavanja, Oznaka materijala, Grupa materijala i Grupa nabave:



    Prilikom unosa novog artikla, za lijekove je moguće preuzeti podatke s trenutno aktivne liste lijekova. Navedeno se izvodi odabirom opcije "Lista lijekova", odabirom željenog lijeka te preuzimanjem podataka za novi ili postojeći artikl:



    Učitavanjem podataka s liste lijekova u tablicu artikla učitat će se:
    - POJEDINAČNI PRIKAZ: naziv lijeka, oblik lijeka, generički naziv, šifra ATK, HZZO cijena za paket s PDV-om, HZZO jedinična cijena s PDV-om, HZZO jedinična doplata s PDV-om, nabavna cijena
    - BIS PRIKAZ - koeficjent HZZO, dnevna doza, doza koncentracije, šifra mjerne doze i naziv, šifra smjernice i naziv, šifra indikacije i naziv

    Prilikom unosa naziva artikla moguće je u polje naziv upisati kompletan podatak ili odvojiti oblik lijeka od osnovnog naziva. Za prikaz naziva lijeka odvojeno od oblika lijeka potrebno je aktivirati parametar "Prikazuje oblik lijeka" u opciji Sistem -> opcije i parametri pod karticom "Parametri:




    Prilikom uređenja artikala posebno je važno obratiti pozornost na podatak "Faktor pretvorbe" koji služi za oznaku jedininične količine artikla. Na primjer, ako u kutiji lijeka postoji 10 tableta, faktor pretvorbe je 10. Takav artikl će u tome slučaju od dobavljača dolaziti kao količina kutije, npr. 1 komad , a knjiženjem primke na stanje će biti upisano 10 komada . Isto tako prilikom naručivanja, ako odjel naručuje 10 tableta, program će prema dobavljaču poslati količinu za narudžbu 1 komad . Za sve ostale opcije programa (narudžbe, izvještaje, izdatnice...) koristi se jedinična količina artikla!
  2. Izradom kopije kartice artikla
    - kopiranje, tj. izrada nove kartice artikla odabirom postojećeg izvodi se desnim klikom miša na željeni naziv artikla, a zatim odabirom opcije kopiraj.  Kopiranjem se automatski otvara pojedinačni prikaz artikla s već popunjenim podacima koje je potrebno izmjeniti te s oznakom "kopija" u nastavku naziva artikla:



    NAPOMENA: Za sve artikle koji se vode "dvojno" (donacija, na teret HZZO-a, na teret bolnice...), potrebno je voditi dvije skladišne kartice artikla.
    Na primjer za donaciju je potreban jedan artikl bez oznake donacija i drugi s oznakom donacija. Kako bi ih razlikovali potrebno je u nastavku naziva artikla upisati "Donacija"


Upis magistralnih pripravaka

Magistralni pripravci ne prenose se automatski već ih je potrebno upisati u program. Da bi definirali pripravak potrebno je u opciji Registri -> Artikli odabirom opcije "Novi" dodati artikl s parametrom "Mag. pripravak ":



- svi artikli s oznakom "Mag. pripravak" nalaze se u opciji Laboratorij -> Receptura. U pojedinačnom prikazu željenog pripravka upisuju se njegove komponente:

- izrada spremljenih magistralnih pripravaka izvodi se u opciji Laboratorij -> Radni nalog na način da odaberete opciju "Novi", odaberete željeni pripravak, a zatim upišete količinu za izradu:

- odabirom opcije "Izlaz" program će izraditi neproknjiženi "Radni nalog", a njegovim knjiženjem izraditi željenu količinu (razdužiti komponente pripravka) te stvoriti zapis u opciji Laboratorij -> Laboratorijski dnevnik:



Promjena faktora pretvorbe


Promjena faktora pretvorbe izvodi se: u tabličnom prikazu artikala na način da desnim klikom miša kliknete na željeni artikl, a zatim odaberete opciju "Promjena faktora pretvorbe"

Promjena se izvodi upisom novog faktora pretvorbe te odabirom opcije "U redu":

Program automatski preračunava zalihe na način da ih povećava ili umanjuje ovisno o upisanom faktoru pretvorbe. Deaktiviranjem parametra "Preračunaj zalihe" zalihe se neće promjeniti.
Odabirom opcije "U redu" program radi sljedeće:

  1. stvara se artikl s novim faktorom pretvorbe i novom BIS šifrom
    (svi ostali parametri prenešeni su s starog artikla)
  2. u slučaju da na starom artiklu postoji zaliha stvara se parcijalna inventura u kojoj se prenose zalihe na novi artikl
  3. stari artikl se postavlja u neaktivno stanje

NAPOMENA: O promjeni faktora pretvorbe potrebno je obavijestiti i ostale korisnike sustava, posebice ako se artikl nalazi na ugovoru s dobavljačem.

Na primjer faktor pretvorbe za artikl Flukanazol je 10 iz razloga što se u jednoj kutiji nalazi 10 tableta. Artkl Flukanazol će u tome slučaju od dobavljača dolaziti kao količina kutije, npr. 1 komad, a knjiženjem primke na stanje će biti upisano 10 komada. Isto tako prilikom naručivanja, ako odjel naručuje 10 tableta klavaxa, program će prema dobavljaču poslati količinu za narudžbu 1 komad. Za sve ostale opcije programa (narudžbe, izvještaje, izdatnice...) koristi se jedinična količina artikla!

Deaktivacija artikla
- odabirom opcije "Neaktivan" u pojedinačnom prikazu imate mogućnost deaktiviranja artikala koji se više ne koriste. Neaktivne artikle više nije moguće koristiti u transakcijama, ali njegova materijalna kartica ostaje. Prilikom inicijalizacije nove radne godine artikal ostaje u prethodnoj godini tj. ne prenosi se u novu godinu i time se registar artikala automatski čisti.

 


 

 

 


Ed Borel d.o.o. CMP Savica Šanci 129, 10000 ZAGREB
tel: (+385 1) 24 06 083, http://www.edborel.hr, e-mail: podrska@edborel.hr