Prijelaz u novu knjigovodstvenu godinu

Uvod

Prijelaz u novu knjigovodstvenu godinu je postupak kojim se zaključuje stanje u trenutnoj godini, postavlja početno stanje u novoj godini, inicijaliziraju početni brojeve ulaznih i početni brojeve izlaznih dokumenata ljekarne. Prijelaz zadržava sve podatke ljekarne, uključujući i kompletan promet prethodne godine.

Postupak prijelaza izvodi se na "Server" računalu na kraju zadnjeg radnog dana u staroj godini ili prije početka rada u novoj godini. Prije pokretanja prijelaza obavezno proknjižite sve dokumente, a zadnji proknjiženi dokument mora biti inventura robe i inventura repromaterijala. Ako ste nedavno napravili kompletnu inventuru tada je prije samog prijelaza u novu godinu dovoljno otvoriti novu inventuru, izjednačiti knjigovodstveno stanje s inventurnim, spremiti promjene i proknjižiti inventuru.
Upute o izradi inventure možete vidjeti na poveznici: Upute za rad inventure robe i repromaterijala

Upute za prijelaz u novu godinu

1. Pokretanje opcije Prijelaz u novu godinu

prije pokretanja prijelaza obavezno proknjižite sve dokumente
zadnji proknjiženi dokumenti moraju biti inventura robe i inventura repromaterijala
ljekarne koje nemaju automatsku izradu arhive od strane vlastite informatičke tvrtke svakako preporučamo da napravite potpunu arhivu podataka
na radnim stanicama (kasama) izađite iz programa EskulapWin do desktop ikona (radne površine)
na "Server" računalu izađite iz svih opcija u programu i pokrenite opciju "Sistem -> Prijelaz u novu godinu"

2. Provjera završnih radnji u tekućoj godini

U ovom koraku program provjerava gore navedene predradnje, a u slučaju da neka od navedenih nije zadovoljena prijelaz se neće moći nastaviti. Tijek provjera možete pratiti na prikazanom dijalogu, a stavke koje prođu provjeru bit će ispisane zelenom, a stavke koje ne prođu provjeru crvenom bojom.
Završna provjera je datum kada se prijelaz odrađuje, odnosno potvrda da želite nastaviti. Ako prijelaz u novu godinu radite zadnji dan u kalendarskoj godini program će ispisati sljedeću poruku:
"Današnji datum je XX.XX.XXXX, a fiskalna godina na bazi je XXXX! Da li želite napraviti prijelaz u novu knjigovodstvenu godinu."
Za nastavak odaberite "Da":

Ako su sve provjere prošle bez greške (sve stavke označene zelenom bojom) kliknite mišem na gumb "Nastavi".

3. Inicijalizacija parametara

u ovom koraku prikazuju se iznosi početnog stanja te početni brojevi dokumenata. Navedeno je informativnog tipa te za nastavak kliknite "Nastavi":

4. Završetak prijelaza u novu godinu

prijelaz u novu godinu traje nekoliko sekundi iz razloga što se stari podaci ne brišu
postupak prijelaza samo upisuje zaključno stanje sa zadnjim danom i početno stanje s prvim danom u godini te postavlja početni broj ulaznih i izlaznih računa
po završetku će se prikazati poruka "Prijelaz u novu godinu završen", a nakon toga zatvoriti program EskulapWin :

Dežurne ljekarne

Dežurnim ljekarnama savjetujemo da ne mijenjaju datum i vrijeme na računalima zbog prelaska u novu knjigovodstvenu godinu iz razloga što se svakom naplatom računa u poreznu upravu šalje točan datum i vrijeme. Preporuka je da nešto prije kraja dana (31.12.2025. npr. 23:30) zaključe blagajne, proknjiže svi dokumenti s time da posljedni proknjiženi dokument bude inventura robe i repromaterijala, pokrene prijelaz u novu godinu, a nakon uspješnog prelaska (01.01.2026. npr 00:01) pokrene program na svim računalima i nastavi s radom.

Pregled podataka nakon prijelaza

Pregled podataka u prethodnim godinama
- pošto podaci prethodne godine ostaju u trenutnoj bazi do trenutka "razdvajanja godine",podaci se pregledavaju odabirom željenog datuma u svim opcijama programa

Promjene i štampanje maloprodajnih računa iz prethodne godine
- promjene i štampanje maloprodajnih računa iz prethodne godine izvode se u opciji Receptura -> Kontrolna traka. Promjenu sredstva plaćanja i dodavanje R1 računa vršite pritiskom na gumb "Sredstvo plaćanja".

Umanjenje faktura iz prethodne knjigovodstvene godine
- nakon prijelaza u novu knjigovodstvenu godine može se dogoditi da HZZO vrati recepte iz prošle knjigovodstvene godine. Sve dok niste razdvojili knjigovodstvene godine procedura vezana za ispravak recepata izvodi se u novoj knjigovodstvenoj godini kao i inače u opciji Dokumenti -> Fakture HZZO -> Fakture -Prilozi .