Prijelaz u novu knjigovodstvenu godinu i razdvajanje godina

Uvod

Prijelaz u novu knjigovodstvenu godinu je postupak kojim se zaključuje stanje u trenutnoj godini, postavlja početno stanje u novoj godini, inicijaliziraju početni brojeve ulaznih i početni brojeve izlaznih dokumenata ljekarne. Prijelaz zadržava sve podatke ljekarne, uključujući i kompletan promet prethodne godine.

Postupak prijelaza izvodi se na "Server" računalu na kraju zadnjeg radnog dana u staroj godini ili prije početka rada u novoj godini. Prije pokretanja prijelaza obavezno proknjižite sve dokumente, a zadnji proknjiženi dokument mora biti inventura robe i inventura repromaterijala. Ako ste nedavno napravili kompletnu inventuru tada je prije samog prijelaza u novu godinu dovoljno otvoriti novu inventuru, izjednačiti knjigovodstveno stanje s inventurnim, spremiti promjene i proknjižiti inventuru. Upute o izradi kompletne inventure pogledajte na :
Upute za rad inventure robe i repromaterijala

Nakon inventure preporučamo da napravite potpunu arhivu podataka na vanjski medij (CD ili USB koji se kasnije neće koristiti), a zatim izađite iz svih opcija u programu te pokrenite opciju "Sistem -> Prijelaz u novu godinu" .

Razdvajanje godina je postupak kojim program arhivira podatke prethodne godine u novu bazu pod nazivom EskulapWin_godina (npr. EskulapWin_2016), a podatke iz tekuće godine ostavlja u bazi podataka pod nazivom "EskulapWin". Postupak razdvajanja godina izvodi se na server računalu u novoj knjigovodstvenoj godini nakon što se završi s poslovima vezanim za prethodnu godinu (umanjenja recepata i doznaka, odobrenja dobavljača i drugo), tj. svaka ljekarna sama odlučuje kada želi napraviti razdvajanje.
Pošto se do trenutka razdvajanja godina na istoj bazi nalaze podaci prethodne i sadašnje knjigovodstvene godine, naša preporuka je da s razdvanjanjem ne čekate predugo, najviše iz razloga veličine baze podataka koju je potrebno svakodnevno arhivirati.
Postupak razdvajanja traje 5 do 10 minuta te u to vrijeme blagajne obavezno moraju biti zaključene i izvan programa EskulapWin!

Upute za prijelaz u novu godinu

NAPOMENA: Zbog više razine sigurnosti na novijim verzijama Windows operativnih sustava savjetujemo ljekarnama da prije pokretanja prijelaza u novu godinu izađu iz programa, a zatim ga pokrenu kao administrator. Da bi program pokrenuli kao Administrator potrebno je na radnoj površini (desktopu) desnim klikom miša odabrati ikonu EskulapWin, a zatim lijevom tipkom odabrati opciju "Run as Administrator":




1. Pokretanje opcije Prijelaz u novu godinu

2. Provjera završnih radnji u tekućoj godini

U ovom koraku provjerava se:

Ako prijelaz u novu godinu radite zadnji dan u kalendarskoj godini program će ispisati upozorenje:
"Današnji datum je XX.XX.XXXX, a fiskalna godina na bazi je XXXX! Da li želite napraviti prijelaz u novu knjigovodstvenu godinu."
Za nastavak odaberite "Da":



Ako su sve provjere prošle bez greške (sve stavke označene zelenom bojom) kliknite mišem na gumb "Nastavi".

3. Inicijalizacija parametara

4. Završetak prijelaza u novu godinu

VIDEO PRIKAZ PRIMJERA PRIJELAZA U NOVU GODINU

Pregled podataka nakon prijelaza


Pregled podataka u prethodnim godinama

- pošto podaci prethodne godine ostaju u trenutnoj bazi do trenutka "razdvajanja godine",podaci se pregledavaju odabirom željenog datuma u svim opcijama programa

Promjene i štampanje maloprodajnih računa iz prethodne godine
- promjene i štampanje maloprodajnih računa iz prethodne godine izvode se u opciji Receptura -> Kontrolna traka. Promjenu sredstva plaćanja i dodavanje R1 računa vršite pritiskom na gumb "Sredstvo plaćanja".

Umanjenje faktura iz prethodne knjigovodstvene godine
- nakon prijelaza u novu knjigovodstvenu godine može se dogoditi da HZZO vrati recepte iz prošle knjigovodstvene godine. Sve dok niste razdvojili knjigovodstvene godine procedura vezana za ispravak recepata izvodi se u novoj knjigovodstvenoj godini kao i inače u opciji Dokumenti -> Fakture HZZO -> Fakture -Prilozi .

Dežurne ljekarne

Dežurnim ljekarnama savjetujemo da ne mijenjaju datum i vrijeme na računalima zbog prelaska u novu knjigovodstvenu godinu iz razloga što se svakom naplatom računa u poreznu upravu šalje točan datum i vrijeme. Preporuka je da nešto prije kraja dana (31.12.2016. npr. 23:30) zaključe blagajne, proknjiže svi dokumenti s time da posljedni proknjiženi dokument bude inventura robe i repromaterijala, pokrene prijelaz u novu godinu, a nakon uspješnog prelaska (01.01.2017. npr 00:01) pokrene program na svim računalima i nastavi s radom.
NAPOMENA: Postupak prijelaza u novu knjigovodstvenu godinu traje maksimalno 10 sekundi!

Ako ste se ipak odlučili da završnu inventuru i prijelaz obavite u novoj godini tada promjenite datum na server računalu (31.12.2016.), a zatim pokrenite program EskulapWin te sljedite gore navedeni postupak za prijelaz u novu godinu. Po završetku obavezno vratite ispravan datum.

Promjena datuma na računalu

NAPOMENA: Promjena datuma računala se koristi samo u slučaju ako niste napravili završnu godišnu inventuru koja po zakonu treba biti na zadnji dan u godini!

Postupak promjene datuma na računalima koji koriste windows 7 operativni sistem:

  1. Desnom tipkom miša kliknite na datum i sat koji se nalazi u donjem desnom uglu ekrana
  2. Odaberite opciju "Adjust date/time" (Podešavanje datum/sat)


  3. Na novootvorenoj opciji odaberite "Change date and time" (Promjeni datum i sat)
  4. Odaberite željeni datum (31.12.2016), a zatim kliknite "OK"


  5. Postupak povrata ispravnog datuma je identičan gore navedenom postupku

Postupak promjene datuma na računalima koji koriste windows 10 operativni sistem:

  1. Desnom tipkom miša kliknite na datum i sat koji se nalazi u donjem desnom uglu ekrana
  2. Klikom miša na opciji "Set time automatically" (Postavi automatski sat) isključite automatski sat - postavite na OFF


  3. Pod opcijom Change date and time (Promjeni datum i sat) odaberete opciju "Change" (Promjeni)
  4. Odaberite željeni datum (31.12.2016), a zatim kliknite "Change" (Promjeni)


  5. Postupak povrata ispravnog datuma je identičan gore navedenom postupku ili vratite automatsko vrijeme računala (opisano pod točkom 2.)

Upute za razdvajanje godina

NAPOMENA: Zbog više razine sigurnosti na novijim verzijama Windows operativnih sustava savjetujemo ljekarnama da prije pokretanja prijelaza u novu godinu izađu iz programa, a zatim ga pokrenu kao administrator. Da bi program pokrenuli kao Administrator potrebno je na radnoj površini (desktopu) desnim klikom miša odabrati ikonu EskulapWin, a zatim lijevom tipkom odabrati opciju "Run as Administrator":




1. Pokretanje opcije Razdvajanje godina

2. Provjera završnih radnji u tekućoj godini

3. Arhiviranje podataka

4. Završetak razdvajanja godina

Pregled podataka nakon razdvajanja godina

Pregled podataka u prethodnim godinama
- nakon razdvajanja godine podaci u prethodnim godinama pregledavaju se tako da u novoj knjigovodstvenoj godini pokrenete opciju Sistem -> Prethodna godina

Promjene i štampanje maloprodajnih računa iz prethodne godine
- promjene i štampanje maloprodajnih računa iz prethodne godine izvode se u novoj knjigovodstvenoj godini u opciji Receptura -> Kontrolna traka -> Prethodna godina.

Umanjenje faktura iz prethodne knjigovodstvene godine
- nakon razdvajanja godina procedura ispravka recepata je slijedeća:

 

NAPOMENA : Nakon razdvajanja godina, podaci iz prethodne godine mogu se pregledavati u opciju Sistem -> Prethodna godina ali ih nikako ne smijete mijenjati jer je prethodna godina zaključena i sve promjene rade se u tekukućoj godini.

 

 

 


Ed Borel d.o.o. CMP Savica Šanci 131, 10000 ZAGREB
tel: (+385 1) 24 09 070, tel: (+385 1) 24 06 083, fax: (+385 1) 24 06 082