Prijelaz u novu knjigovodstvenu godinu i razdvajanje godina
Uvod
Prijelaz u novu knjigovodstvenu godinu je postupak kojim se zaključuje stanje u trenutnoj godini, postavlja početno stanje u novoj godini, inicijaliziraju početni brojeve ulaznih i početni brojeve izlaznih dokumenata ljekarne. Prijelaz zadržava sve podatke ljekarne, uključujući i kompletan promet prethodne godine.
Postupak prijelaza
izvodi se na "Server" računalu na kraju zadnjeg radnog dana u staroj godini ili prije početka rada u novoj godini. Prije pokretanja prijelaza obavezno proknjižite sve dokumente, a zadnji proknjiženi dokument mora biti inventura robe i inventura repromaterijala. Ako ste nedavno napravili kompletnu inventuru tada je prije samog prijelaza u novu godinu dovoljno otvoriti novu inventuru, izjednačiti knjigovodstveno stanje s inventurnim, spremiti promjene i proknjižiti inventuru. Upute o izradi kompletne inventure pogledajte na :
Upute za rad inventure robe i repromaterijala
Nakon inventure preporučamo da napravite potpunu arhivu podataka na vanjski medij (CD ili USB koji se kasnije neće koristiti), a zatim izađite iz svih opcija u programu te pokrenite opciju "Sistem -> Prijelaz u novu godinu" .
Razdvajanje godina je postupak kojim program arhivira podatke prethodne godine u novu bazu pod nazivom EskulapWin_godina (npr. EskulapWin_2016), a podatke iz tekuće godine ostavlja u bazi podataka pod nazivom "EskulapWin".
Postupak razdvajanja godina izvodi se na server računalu u novoj knjigovodstvenoj godini nakon što se završi s poslovima vezanim za prethodnu godinu (umanjenja recepata i doznaka, odobrenja dobavljača i drugo), tj. svaka ljekarna sama odlučuje kada želi napraviti razdvajanje.
Pošto se do trenutka razdvajanja godina na istoj bazi nalaze podaci prethodne i sadašnje knjigovodstvene godine, naša preporuka je da s razdvanjanjem ne čekate predugo, najviše iz razloga veličine baze podataka koju je potrebno svakodnevno arhivirati.
Postupak razdvajanja traje 5 do 10 minuta te u to vrijeme blagajne obavezno moraju biti zaključene i izvan programa EskulapWin!
- Upute za prijelaz u novu godinu
- Pregled podataka nakon prijelaza u novu godinu
- Dežurne ljekarne
- Promjena datuma na računalu
- Razdvajanje godina
- Pregled podataka nakon razdvajanja godina
Upute za prijelaz u novu godinu
NAPOMENA: Zbog više razine sigurnosti na novijim verzijama Windows operativnih sustava savjetujemo ljekarnama da prije pokretanja prijelaza u novu godinu izađu iz programa, a zatim ga pokrenu kao administrator. Da bi program pokrenuli kao Administrator potrebno je na radnoj površini (desktopu) desnim klikom miša odabrati ikonu EskulapWin, a zatim lijevom tipkom odabrati opciju "Run as Administrator":
1. Pokretanje opcije Prijelaz u novu godinu
- prije pokretanja prijelaza obavezno proknjižite sve dokumente
- zadnji proknjiženi dokumenti moraju biti inventura robe i inventura repromaterijala
- preporuča se ispis potrebnih dokumenata i evidencija (može se i naknadno odštampati pošto svi podaci ostaju na trenutnoj bazi)
- preporučamo da napravite potpunu arhivu podataka na CD ili USB uređaj (medij koji se neće ubuduće koristiti)
- na radnim stanicama (kasama) izađite iz programa EskulapWin do desktop ikona (radne površine)
- na "Server" računalu izađite iz svih opcija u programu i pokrenite opciju "Sistem -> Prijelaz u novu godinu"
2. Provjera završnih radnji u tekućoj godini
U ovom koraku provjerava se:
- da li su zatvorene sve opcije u programu
- da li se prijelaz radi na serveru
- da li su sve blagajne zaključene
- da li postoje neproknjiženi dokumenti
- da li su zadnje proknjiženi dokumenti inventura robe i inventura repromaterijala
- tijek provjera možete pratiti na prikazanom dijalogu. Stavke koje prođu provjeru bit će ispisane zelenom, a stavke koje ne prođu provjeru crvenom bojom.
Ako prijelaz u novu godinu radite zadnji dan u kalendarskoj godini program će ispisati upozorenje:
"Današnji datum je XX.XX.XXXX, a fiskalna godina na bazi je XXXX! Da li želite napraviti prijelaz u novu knjigovodstvenu godinu."
Za nastavak odaberite "Da":
Ako su sve provjere prošle bez greške (sve stavke označene zelenom bojom) kliknite mišem na gumb "Nastavi".
3. Inicijalizacija parametara
- u ovom koraku potvrdite ili upišite inicijalne parametre (bijela polja) i za nastavak kliknite mišem na gumb "Nastavi":
4. Završetak prijelaza u novu godinu
- prijelaz u novu godinu traje nekoliko sekundi iz razloga što se stari podaci ne brišu
- postupak prijelaza samo upisuje zaključno stanje sa zadnjim danom i početno stanje s prvim danom u godini te postavlja početni broj ulaznih i izlaznih računa
- po završetku će se prikazati poruka "Prijelaz u novu godinu završen", a nakon toga zatvoriti program EskulapWin :
VIDEO PRIKAZ PRIMJERA PRIJELAZA U NOVU GODINU
Pregled podataka nakon prijelaza
Pregled podataka u prethodnim godinama
-
pošto podaci prethodne godine ostaju u trenutnoj bazi do trenutka "razdvajanja godine",podaci se pregledavaju odabirom željenog datuma u svim opcijama programa
Promjene i štampanje maloprodajnih računa iz prethodne godine
- promjene i štampanje maloprodajnih računa iz prethodne godine izvode se u opciji Receptura -> Kontrolna traka. Promjenu sredstva plaćanja i dodavanje R1 računa vršite pritiskom na gumb "Sredstvo plaćanja".
Umanjenje faktura iz prethodne knjigovodstvene godine
- nakon prijelaza u novu knjigovodstvenu godine može se dogoditi da HZZO vrati recepte iz prošle knjigovodstvene godine. Sve dok niste razdvojili knjigovodstvene godine procedura vezana za ispravak recepata izvodi se u novoj knjigovodstvenoj godini kao i inače u opciji Dokumenti -> Fakture HZZO -> Fakture -Prilozi .
Dežurne ljekarne
Dežurnim ljekarnama savjetujemo da ne mijenjaju datum i vrijeme na računalima zbog prelaska u novu knjigovodstvenu godinu iz razloga što se svakom naplatom računa u poreznu upravu šalje točan datum i vrijeme. Preporuka je da nešto prije kraja dana (31.12.2016. npr. 23:30) zaključe blagajne, proknjiže svi dokumenti s time da posljedni proknjiženi dokument bude inventura robe i repromaterijala, pokrene prijelaz u novu godinu, a nakon uspješnog prelaska (01.01.2017. npr 00:01) pokrene program na svim računalima i nastavi s radom.
NAPOMENA: Postupak prijelaza u novu knjigovodstvenu godinu traje maksimalno 10 sekundi!
Ako ste se ipak odlučili da završnu inventuru i prijelaz obavite u novoj godini tada promjenite datum na server računalu (31.12.2016.), a zatim pokrenite program EskulapWin te sljedite gore navedeni postupak za prijelaz u novu godinu. Po završetku obavezno vratite ispravan datum.
Promjena datuma na računalu
NAPOMENA: Promjena datuma računala se koristi samo u slučaju ako niste napravili završnu godišnu inventuru koja po zakonu treba biti na zadnji dan u godini!
Postupak promjene datuma na računalima koji koriste windows 7 operativni sistem:
- Desnom tipkom miša kliknite na datum i sat koji se nalazi u donjem desnom uglu ekrana
- Odaberite opciju "Adjust date/time" (Podešavanje datum/sat)
- Na novootvorenoj opciji odaberite "Change date and time" (Promjeni datum i sat)
- Odaberite željeni datum (31.12.2016), a zatim kliknite "OK"
- Postupak povrata ispravnog datuma je identičan gore navedenom postupku
Postupak promjene datuma na računalima koji koriste windows 10 operativni sistem:
- Desnom tipkom miša kliknite na datum i sat koji se nalazi u donjem desnom uglu ekrana
- Klikom miša na opciji "Set time automatically" (Postavi automatski sat) isključite automatski sat - postavite na OFF
- Pod opcijom Change date and time (Promjeni datum i sat) odaberete opciju "Change" (Promjeni)
- Odaberite željeni datum (31.12.2016), a zatim kliknite "Change" (Promjeni)
- Postupak povrata ispravnog datuma je identičan gore navedenom postupku ili vratite automatsko vrijeme računala (opisano pod točkom 2.)
Upute za razdvajanje godina
NAPOMENA: Zbog više razine sigurnosti na novijim verzijama Windows operativnih sustava savjetujemo ljekarnama da prije pokretanja prijelaza u novu godinu izađu iz programa, a zatim ga pokrenu kao administrator. Da bi program pokrenuli kao Administrator potrebno je na radnoj površini (desktopu) desnim klikom miša odabrati ikonu EskulapWin, a zatim lijevom tipkom odabrati opciju "Run as Administrator":
1. Pokretanje opcije Razdvajanje godina
- prije pokretanja razdvajanja nije potrebno proknjižiti dokumente
- na radnim stanicama (kasama) izađite iz programa EskulapWin do desktop ikona (radne površine)
- na "Server" računalu izađite iz svih opcija u programu i pokrenite opciju "Sistem -> Razdvajanje godina"
2. Provjera završnih radnji u tekućoj godini
- da li su zatvorene sve opcije u programu
- da li se prijelaz radi na serveru
- da li su sve blagajne zaključene
Ako su sve provjere prošle bez greške (sve stavke označene zelenom bojom) kliknite mišem na gumb "Nastavi".
3. Arhiviranje podataka
- program radi arhivu podataka koja će kasnije biti vidljiva pod opcijom Sistem -> Prethodna godina
4. Završetak razdvajanja godina
- razdvajanje godina traje 5 do 10 minuta, ovisno o brzini računala i količini podataka na bazi
- razdvajanja godina stvara bazu prošlogodišnjih podataka, pod nazivom EskulapWin_2016 te novu bazu pod nazivom EskulapWin
Baza EskulapWin, tj. razdvojena godina sadržavat će samo podatke trenutne godine. - po završetku će se prikazati poruka "Razdvajanje godina završeno", a nakon toga zatvoriti program EskulapWin
Pregled podataka nakon razdvajanja godina
Pregled podataka u prethodnim godinama
- nakon razdvajanja godine podaci u prethodnim godinama pregledavaju se tako da u novoj knjigovodstvenoj godini pokrenete opciju Sistem -> Prethodna godina
Promjene i štampanje maloprodajnih računa iz prethodne godine
- promjene i štampanje maloprodajnih računa iz prethodne godine izvode se u novoj knjigovodstvenoj godini u opciji Receptura -> Kontrolna traka -> Prethodna godina.
Umanjenje faktura iz prethodne knjigovodstvene godine
-
nakon razdvajanja godina procedura ispravka recepata je slijedeća:
- otvorite opciju Dokumenti -> Fakture HZZO -> Prethodna godina
- odaberite period i pronađite fakturu
- otvorite pojedinačni prikaz fakture i označite recepte koje treba umanjiti
- pritiskom na gumb "Umanjenje" program rasknjižava odabrane recepte i radi umanjenje u tekućoj knjigovodstvenoj godini
- recepte popravite u opciji Dokumenti -> Recepti -> Pojedinačno (odaberite period od 01.12.2016.-31.12.2016.)
- ako je na receptu kriva količina, naziv ili bilo koji drugi podatak koji utjeće na financijsko stanje, tada je potrebno :
- obrisati recept
- provjeriti cijenu i režim izdavanja (promjeniti na staru cijenu i stari režim)
- taksirati recept na blagajni
- u receptima pojedinačno promjeniti datum izdavanja
- vratiti novu cijenu i režim artikla ukoliko je došlo do promjene - u opciji Dokumenti -> Fakture -> Fakturiranje postavite fakturiranje recepata do 01.01.2017 i fakturirajte recepte
- isti postupak odnosi se i na doznake
NAPOMENA : Nakon razdvajanja godina, podaci iz prethodne godine mogu se pregledavati u opciju Sistem -> Prethodna godina ali ih nikako ne smijete mijenjati jer je prethodna godina zaključena i sve promjene rade se u tekukućoj godini.
Ed Borel d.o.o. CMP Savica Šanci 129, 10000 ZAGREB
tel: (+385 1) 24 09 070, tel: (+385 1) 24 06 083, fax: (+385 1) 24 06 082
www.edborel.hr podrska@edborel.hr
Ed Borel d.o.o. CMP Savica Šanci 129, 10000 ZAGREB
tel: (+385 1) 24 09 070, tel: (+385 1) 24 06 083, fax: (+385 1) 24 06 082
www.edborel.hr podrska@edborel.hr