Knjiženje bankovnih izvadaka

U program General Ledger ugrađena je opcija automatskog knjiženja bankovnih izvadaka. Preduvjet za automatsko knjiženje bankovnih izvadaka je da od poslovne banke (banaka) primate izvatke u elektronskom obliku.

PREDRADNJE

Prije automatskog knjiženja bankovnih izvadaka treba:

• Definirati direktorije (foldere) za spremanje izvadaka
• Definirati analitički konto za svaki pojedini žiro račun
• Definirati tip dokumenta za svaki pojedini žiro račun
• Upisati sve žiro račune (vlastite)
• Upisati žiro račune poslovnih partnera*

* Mogu se upisivati i naknadno (prilikom knjiženja izvatka).

DEFINIRANJE DIREKTORIJA (FOLDERA) ZA SPREMANJE IZVADAKA

Za spremanje izvadaka za svaki žiro račun potrebno je definirati zaseban direktorij (folder).
Naša preporuka je da to bude:
C:\GeneralLedger\ Naziv banke \ Fiskalna godina , npr. za izvatke od Privredne banke za 2007. godinu: C:\GeneralLedger\Privredna banka\2007.

Za detaljnije upute kako definirati nove foldere možete nazvati Ed Borel.

DEFINIRANJE ANALITIČKIH KONTA ZA ŽIRO RAČUNE

Definiranje analitičkih konta izvodi se u podizboru
“Registri”=>”Kontni plan”

• U tabličnom prikazu kliknite lijevom tipkom miša na gumb “ Novi ” ili pritisnite tipku <Insert>
• Upišite podatke konta
• Lijevom tipkom miša kliknite na gumb “U redu”

DEFINIRANJE TIPA DOKUMENTA

Prilikom automatskog generiranja temeljnice na temelju bankovnog izvatka, program iz izvatka preuzima redni broj dokumenta. Da ne dođe do dupliciranja jednog tipa dokumenta s istim brojem, za svaki žiro račun potrebno je definirati zaseban tip dokumenta.

Definiranje dokumenta izvodi se u podizboru
“Registri”=>”Dokumenti”

• U tabličnom prikazu kliknite lijevom tipkom miša na gumb “ Novi ” ili pritisnite tipku <Insert>
• Upišite podatke dokumenta (obavezno uključite parametar “Analitika salda konti”)
• Lijevom tipkom miša kliknite na gumb “U redu”

UPISIVANJE VLASTITIH ŽIRO RAČUNA

Upisivanje vlastitih žiro računa izvodi se u podizboru
“Sistem”=>”Opcije i parametri”=>”Matični podaci”

• Lijevom tipkom miša kliknite na “Novi”
• Odaberite banku (program će automatski upisati žiro račun banke)
• Upišite žiro račun te odaberite tip izvatka, dokumenta i konto
• Lijevom tipkom miša kliknite na gumb “...” desno od polja “Direktorij“, u novootvorenom prozoru odaberite direktorij (folder) za spremanje izvataka tog žiro računa i kliknite na gumb “OK“
• Ponavlja postupak dok ne upišete sve žiro račune

UPISIVANJE ŽIRO RAČUNA POSLOVNIH PARTNERA

Prilikom upisivanja žiro računa poslovnih partnera moguće je osim žiro računa i dugovnog i/ili potražnog konta upisati i model te poziv ili samo dio poziva na broj. Prilikom automatskog generiranja temeljnice na temelju bankovnog izvatka program General Ledger prepoznaje da li je stavka dugovna ili potražna te ju knjiži na dugovni ili potražni konto koji je pridružen tom žiro računu.

Primjer:
Imamo poslovnog partnera koji je i kupac i dobavljač. Kod unosa žiro računa za takvog partnera ćemo pod dugovni konto staviti 2200, a pod potražni 1200. Prilikom generiranja temeljnice, ako je na izvatku stavka po tom žiro računu dugovna (mi plaćamo – poslovni partner je dobavljač), bit će knjižena na konto 2200, a ako je potražna (poslovni partner plaća nama – poslovni partner je kupac), bit će knjižena na konto 1200.

Upisivanje modela i poziva ili dijela poziva na broj omogućuje da se promet po istom žiro računu jednog poslovnog partnera automatski knjiži na različita konta.

Primjer:

Kod plaćanja doprinosa na i iz plaća, uplaćuje se više različitih doprinosa na isti broj žiro računa, razlika je samo u pozivu na broj. U tom slučaju upisujemo isti žiro račun, ali s različitim pozivom na broj i to toliko puta koliko različitih poziva na broj koristimo.

Pošto se kod svake sljedeće uplate prvi dio poziva na broj ostaje isti, a mijenja se samo dio poziva na broj (oznaka R-Sm), žiro račune unosimo na sljedeći način:

Račun	Žiro račun	Model	Poziv na broj*	Duguje	Potražuje
1001005	1863000160	21	8400%	2422		ZO na plaće
1001005	1863000160	21	8559%	2423		Ozlj. na radu
1001005	1863000160	21	8109%	2420		MIO 1. stup
1001005	1863000160	21	8702%	2424		Dopr. za zapošlj.

* - znak % mijenja bilo koji broj ili grupu brojeva, tj. znak % mijenja “MB - oznaka R-Sm”. Tim se postiže da će npr. stavka ZO na plaće, bez obzira na oznaku R-Sm (mjesečnog R-S obrasca), uvijek biti knjižena na konto 2422.

Prilikom generiranja temeljnice program će po modelu i pozivu na broj, bez obzira što je isti žiro račun, stavke razvrstati po definiranim kontima.

Upisivanje žiro računa poslovnih partnera izvodi se u podizboru
“Registri”=>”Žiro računi”

• Lijevom tipkom miša kliknite na “Novi”
• Upišite (odaberite) partnera
• Odaberite banku poslovnog partnera (program će automatski upisati žiro račun banke)
• Upišite broj žiro računa poslovnog partnera
• Upišite model i poziv na broj (samo za Narodnu banku – državni proračun, za “obične” kupce/dobavljače se ne upisuje
• Upišite potražni i/ili dugovni konto (ovisno da li je partner kupac i/ili dobavljač)
• Lijevom tipkom miša kliknite na “U redu”

NAPOMENA: Upisivanje žiro računa poslovnih partnera može se izvoditi i u podizboru
“Registri”=>”Poslovni parteri”=>“Pojedinačno” tako da kliknete na gumb “Novi”.

U slučaju da prilikom generiranja temeljnice iz bankovnog izvadka, među stavkama bude stavka ”nepoznatog” žiro računa (koji nije upisan kod niti jednog partnera), u temeljnici će se generirati zapis koji će imati sve podatke osim konta i partnera (iznos, opis i referencu).

Upisom konta i partnera, program će podatke žira računa automatski ” pridružiti ” odabranom parteneru (kao da ste ih ručno upisali) te će prilikom sljedećeg knjiženja po tom žiro računu program automatski povezati stavku s poslovnim partnerom i kontom.

KNJIŽENJE

Knjiženje bankovnih izvadaka izvodi se u 4 faze:

Spremanje izvatka u definirani direktorij
Učitavanje izvatka
Generiranje temeljnice
Proknjižavanje temelnice

SPREMANJE IZVATKA U DEFINIRANI DIREKTORIJ

Prvi korak je spremanje izvatka s interneta u direktorij (folder). Izvadak se s interneta može “skinuti” iz elektronskog bankarstva (e-bankarstva) ili iz elektroničke pošte (e-maila).

UČITAVANJE IZVATKA

Učitavanje izvatka u glavnu knjigu analogno je učitavanju podataka poslanih iz ljekarni (iz EskulapWina).
Učitavanje izvadaka izvodi se u podizboru
“Glavna knjiga”=>”Bankovni izvadak”

Odaberite žiro račun čiji izvadak želite učitati
Lijevom tipkom miša kliknite na tipku ”Učitaj izvode”
Program prikaže učitani izvadak

GENERIRANJE TEMELJNICE

Iz učitanog izvatka generira se temeljnica. Označite izvadak na temelju kojeg želite generirati temeljnicu i lijevom tipkom miša kliknite na gumb ”Knjiži”
Program prikaže temeljnicu

U prikazanoj temeljnici ”nepovezanim” stavkama (stavke kojima nije upisan poslovni partner i konto) upišite poslovnog parnera i konto
Nakon što svim stavkama upišete poslovne partnere i konta lijevom tipkom miša kliknite na gumb ”U redu”

Program generira temeljnicu i ”prebacuje” je u opciju
“Glavna knjiga”=>”Knjiženje”

PROKNJIŽAVANJE TEMELJNICE

Zadnji korak je proknjižavanje temeljnice generirane na temelju izvadaka. Proknjižavanje temeljnice izvodi se u podizboru
“Glavna knjiga”=>”Knjiženje” i s njom se postupa kao i sa svakom drugom temeljnicom (upisnom ručno ili generiranom automatski).