Razdvajanje podataka knjigovodstvenih godina

Upute za razdvajanje godina

Razdvajanje godina radi se nakon prijelaza u novu knjigovodstvenu godinu. Postupak razdvajanja može se odraditi u svakom trenutku, ali zahtijeva kratak prekid u radu ljekarne. Trajanje postupka ovisi o brzini računala i količini podataka, ali u prosjeku može potrajati 10-ak minuta. Nema posebnog uvjeta kada ljekarna treba odraditi postupak, ali krajnji rok za razdvajanje je kraj trenutne radne godine. Ljekarničkim ustanovama preporuka je da se interno dogovore kada će postupak biti odrađen, a posebno je važno obavijestiti odgovornu osobu (informatičku službu ustanove) koja je zadužena za automatsko arhiviranje podataka ljekarne. Naša preporuka je da razdvajanje ne radite sve dok ne riješite sva umanjenja i potrebe za izvještavanjem iz prethodne godine!

NAPOMENA: Zbog više razine sigurnosti na novijim verzijama Windows operativnih sustava savjetujemo ljekarnama da prije pokretanja razdvajanja godina izađu iz programa, a zatim ga pokrenu kao administrator. Da bi program pokrenuli kao administrator, potrebno je na radnoj površini (desktopu) desnim klikom miša odabrati ikonu EskulapWin, a zatim lijevom tipkom odabrati opciju "Run as Administrator":

1. Pokretanje opcije Razdvajanje godina

• prije pokretanja razdvajanja nije potrebno proknjižiti dokumente
• na radnim stanicama (kasama) izađite iz programa EskulapWin do desktop ikona (radne površine)
• na "Server" računalu izađite iz svih opcija u programu i pokrenite opciju "Sistem -> Razdvajanje godina"

2. Provjera završnih radnji u tekućoj godini

• jesu li zatvorene sve opcije u programu
• radi li se razdvajanje na serveru
• jesu li sve blagajne zaključene
  Ako su sve provjere prošle bez greške (sve stavke označene zelenom bojom), kliknite mišem na gumb "Nastavi".

3. Arhiviranje podataka

• program radi arhivu podataka koja će kasnije biti vidljiva pod opcijom Sistem -> Prethodna godina

4. Završetak razdvajanja godina

• razdvajanje godina traje 5 do 10 minuta, ovisno o brzini računala i količini podataka na bazi
• razdvajanje godina stvara bazu prošlogodišnjih podataka pod nazivom EskulapWin_GGGG (npr. EskulapWin_2025 za podatke 2025. godine) te novu bazu pod nazivom EskulapWin
  Baza EskulapWin, tj. razdvojena godina, sadržavat će samo podatke trenutne godine.
• po završetku će se prikazati poruka "Razdvajanje godina završeno", a nakon toga zatvoriti program EskulapWin

Pregled podataka nakon razdvajanja godina

Pregled podataka u prethodnim godinama
- nakon razdvajanja godine podaci u prethodnim godinama pregledavaju se tako da u novoj knjigovodstvenoj godini pokrenete opciju Sistem -> Prethodna godina

Promjene i štampanje maloprodajnih računa iz prethodne godine
- promjene i štampanje maloprodajnih računa iz prethodne godine izvode se u novoj knjigovodstvenoj godini u opciji Receptura -> Kontrolna traka -> Prethodna godina.

Umanjenje faktura iz prethodne knjigovodstvene godine
- nakon razdvajanja godina procedura ispravka recepata je sljedeća:

• otvorite opciju Dokumenti -> Fakture HZZO -> Prethodna godina
• odaberite period i pronađite fakturu
• otvorite pojedinačni prikaz fakture i označite recepte koje treba umanjiti
• pritiskom na gumb "Umanjenje" program rasknjižava odabrane recepte i radi umanjenje u tekućoj knjigovodstvenoj godini
• recepte popravite u opciji Dokumenti -> Recepti -> Pojedinačno (odaberite period u kojem je recept izdan)
• ako je na receptu kriva količina, naziv ili bilo koji drugi podatak koji utječe na financijsko stanje, tada je potrebno:
  - obrisati recept
  - provjeriti cijenu i režim izdavanja (promijeniti na staru cijenu i stari režim)
  - taksirati recept na blagajni
  - u receptima pojedinačno promijeniti datum izdavanja
  - vratiti novu cijenu i režim artikla ukoliko je došlo do promjene
• u opciji Dokumenti -> Fakture -> Fakturiranje postavite fakturiranje recepata do 01.01. tekuće godine i fakturirajte recepte
• isti postupak odnosi se i na doznake

NAPOMENA: Nakon razdvajanja godina podaci iz prethodne godine mogu se pregledavati u opciji Sistem -> Prethodna godina, ali ih nikako ne smijete mijenjati jer je prethodna godina zaključena i sve promjene rade se u tekućoj godini.