Eskulap - faq

GeneralLedger je modularni program za financijsko knjigovodstvo namjenjen za višekorisnički rad u lokalnoj mreži računala, a koji implementira sljedeće funkcije: evidencije i izvješća propisane Zakonom o računovodstvu, evidencije i izvješća propisane Zakonom o PDV-u, automatsko učitavanje i knjiženje svih dokumenata iz ljekarničkih jedinica, automatsko učitavanje i knjiženje izvadaka iz internetskog bankarstva, automatsko učitavanje i knjiženje specifikacija uplata HZZO-a, kreiranja izvješća za ravnateljstvo (management), slanje podataka u maticu za konsolidirana finacijska izvješća (SAP), osnovna sredstava,... Program je rađen u suradnji s računovodstvima ljekarničkih ustanova te ima integrirane opcije specifične za poslovanje ljekarni i ljekarničkih ustanova (evidencija iodređivanje dinamike plaćanja u cilju ostvarivanja cassa sconta, analitika zaliha po ljekarničkim jedinicama i ukupno, analitika realizacije (prihoda) po periodima i vrsti plaćanja te njihov postotni udio u cjelokupnom prometu za svaku ljekarničku jedinicu i ukupno,?. Navedene podatke moguće je exportirati u Excel datoteke.

Funkcionalni opis programa

Matični podaci

Matični podaci programa General Ledger sastoje se od sljedećih registara:

Kontni plan

U kontnom planu se definiraju sintetička i analitička konta. Svakom analitičkom kontu korisnik može uključiti parametar da se za taj konto vodi analitika po profitnim centrima (mjestima troška), analitika salda kontija te da li da se ta analitička kartica štampa sintetički. Uključivanje parametra da se za konto vodi analitika po profitnim centrima omogućuje da se u kontnom planu otvari samo jedan konto (npr. 663) i u tom slučaju će sva knjiženja na takav konto biti razvrstana po profitnim centrima. Financijeske kartice takvih konta mogu se pregledavati (i štampati) za svaki pojedini profitni centar ili za sve odjednom. Slična stvar je i s parametrom da se za konto vodi analitika salda kontija (npr. dovoljno je otvoriti jedan konto 2200 ili 1200, uključiti parametar da se vodi analitika salda kontija i sva knjiženja na taj konto biti će razvrstana po kupcima/dobavljačima).

Poslovni partneri

U registru poslovnih partnera definiraju se svi poslovni partneri s kojima ustanova posluje. Partner može biti kupac, dobalja?ili i kupac i dobavlja? Parametri kupac i dobavlja?određuju da li će poslovni partner biti “vidljiv?u salda konti kupaca i/ili dobavljača. Osim toga može mu se odrediti da je i partner ili samo partner. Poslovni partneri koji imaju uključen parametar partner vidljivi su u uružbenom zapisniku.

Profitni centri

U registru profitnih centara (mjesta troška) su podaci o ljekarničkim jedinicama i ostalim mjestima troška. Osim osnovnih podataka (šifra, naziv, adresa) tu se ljekarničkim jedinicama pridružuje matična ispostava HZZO-a. Matična ispostava HZZO-a određuje na koju ispostavu će biti knjižene (automatski) fakture od te ljekarničke jedinice (osim faktura za doznake i konvencije). Fakture za doznake i konvencije knjiže se matičnoj ispostavi pacijenta.

Dokumenti

U registru dokumenata definiraju se tipovi dokumenata (temeljnica). Svakom dokumentu se može pridružiti parametar analitika salda kontija. Parametar analitika salda kontija definira polja kod unosa stavki dokumenta (temeljnice). Dokumentima s uključenim parametrom analitika salda kontija “otvorena?su polja za upis podataka o kupcu/dobavljaču na temelju kojih je moguće automatsko zatvaranje otvorenih stavki.

Odgovorne osobe

U registru odgovornih osoba definiraju se korisnici programa i njihove ovlasti.

Automatsko knjiženje dokumenata ljekarničkih jedinica

Program General Ledger omogućava automatsko knjiženje dokumenata nastalih u ljekraničkim jedinicama. Ljekarničke jedinica podatke šalju e-mailom što znači da se mogu slati u bilo koje vrijeme i da nije uvjetovano pripremom računala u knjigovodstvu. Samo slanje podataka traje vrlo kratko (npr. slanje svih podataka za cijelu godinu traje svega par minuta). Prilikom prijenosa moguće je odrediti perid te tip podataka koji se šalju (svi ili samo odabrani) što omogućuje da se npr. podaci o maloprodaji, veleprodajnim računima i fakturama HZZO šalju tjedno (zbog praćenja prihoda), a svi ostali jednom mjesečno. Poslani podaci su nakon učitavanja u knjigovodstvu automatski pripremljeni za knjiženje i obuhvaćaju sve dokumente koji se generiraju u ljekarni (Primke/kalkulacije i Primke repromaterijala, maloprodaja, računi HZZO, umanjenja HZZO, računi razlike vrijednosti boda HZZO, računi Addenda, veleprodajni računi, ZOPC-evi robe i repromaterijala, magistralni i galenski laboratorij, otpisi robe i repromaterijala, međuskladišnice robe i repromaterijala te parcijalne inventure). Proknjižavanje učitanih podataka generira temeljnicu, zapise u Dnevnik, kartice salda kontija te zapise u PDV evidencije (Knjige URA i IRA te PDV obrazac).

Da bi program mogao automatski knjižiti dokumente nastale u ljekarničkim jedinicama potrebno je postaviti shemu knjiženja za svaki tip dokumenta ljekarničke jedinice. Shema knjiženja se postavlja prije prvog knjiženja i postavlja ju korisnik te ona nije uvjetovana primjenom niti jednog određenog kontnog plana. Postavljanje sheme knjiženja je jednostavno jer se svodi na “pridruživanje?broja konta stavkama dokumenta (npr. pri postavljanju sheme knjiženja za Primku/kalkulaciju treba odrediti na koji analitički konto treba knjižiti pretporez po R-1 računima, pretporez po R-2 računima, obveze prema dobavljačima, robu u vlastitoj prodavaonici po stopi od 0%, robu u vlastitoj prodavaonici po stopi od 22%, uračunani PDV u prodajnoj cijeni, uračunani ruc te ostale prihode od prodaje, veleprodajni rabat). Osim postavljanja sheme knjiženja potrebno je povezati kupce/dobavljače iz ljekarničkih jedinica sa kupcima dobavljačima u knjigovodstvu.

Temeljnice

Sve neproknjižene temeljnice nalaze se u opciji Glavna knjiga->Knjiženje. Neproknjižena temeljnica nije evidentirana u nijednoj evidenciji (financijskim karticama, dnevniku, salda kontiju,...) te ju je moguće mijenjati, nadopunjavati ili obrisati. Neproknjižene temeljnice je moguće filtrirati po tipu dokumenta i/ili profitnom centru. Kod ručnog unosa temeljnice moguće je definirati koji podaci se kopiraju iz prethodnog retka u sljedeći. Također je moguće kod knjiženja izvadka za svakog dobavljača/kupca “povući?otvorenu stavku na koju se odnosi plaćanje. Proknjižavanjem temeljnice generiraju se zapisi u financijskim karticama, dnevniku i salda kontiju kupaca/dobavljača te prelazi u opciju Glavna knjiga->Temeljnice. Proknjižene temeljnice moguće je filtrirati po tipu dokumenta i/ili periodu.

Temeljnica početnog stanja

Program GeneralLedger automatski generira temeljnicu početnog stanja iz proše knjigovodstvene godine. Prilikom generiranja temeljnice početnog stanja moguće je odabrati da li se prenose sve otvorene stavke ili samo saldo kupaca/dobavljača.

Knjiženje računa troškova

U programu GeneralLedger račune troškova moguće je unesti tako da se automatski generira temeljnica i zapis u Knjizi URA.

Financijske kartice
Mogućnost da se za pojedina konta vodi analitika pa profitnim centrima omogućava manji broj konta u kontnom planu, npr. nije potrebno za svaki profitni centar otvarati konto robe u prodavaonici (663x), konto zalihe repromaterijala (310x),... nego se otvori samo jedan konto (npr. 6630 i definira mu se da ima analitiku po profitnim centrima. Takav način olakšava rad jer kod knjiženja nije potrebno pamtiti koji profitni centar se knjiži na koji konto, a ne umanjuje mogućnosti jer se svaka analitička kartica može isfiltrirati po profitnom centru te kao takva pregledavati i štampati. Slično je s kontima za koje je definirano da se vodi analitika salda kontija. Takve financijeske kartice moguće je isfiltrirati po kupcu/dobavljaču. Osim samih financijskih kartica moguće je pregledavati analitiku po profitnim centrima, sintetičke kartice te sintetiku za odabrani period.

Bilanca
Kod bilance je također moguće odabrati način prikaza (po profitnim centrima, po klasama, skupinama, osnovnim i/ili analitičkim kontima te za period) te sadrži sve elemente (početno stanje, promet, kumualtiv i saldo). Pored “obične? program GeneralLedger omogućuje i kreiranje pokusne bilance.

Dnevnik
Proknjižavanje temeljnice automatski generira zapise u dnevniku.

Salda konti
U salda kontiju nalaze se kartice kupaca/dobavljača, dnevnik kupaca/dobavljača te otvorene stavke kupaca dobavljača. Kartice kupaca dobavljača moguće je isfiltrirati tako da se vide sve stavke, zatvorene, zatvorene i djelomično zatvorene, otvorene te otvorene i djelomično otvorene stavke. Karticu je moguće složiti po svakom od polja (referenci, IOS-u, profitnom centru,..) što omogućava brzo i jednostavno zatvaranje stavki. Osim ručnog, moguće i automatsko zatvaranje otvorenih stavku. Ako je u programu uključena opcija za automatsko zatvaranje stavki (uključuje je korisnik programa), program će automatski zatvoriti stavke koje imaju isti iznos i broj računa te kupca/dobavljača i profitni centar.

Knjiženje bankovnih izvadaka

U program General Ledger ugrađena je opcija automatskog knjiženja bankovnih izvadaka. Preduvjet za automatsko knjiženje bankovnih izvadaka je da od poslovne banke (banaka) primate izvatke u elektronskom obliku.

Knjiženje specifikacija uplata HZZO

Program General Ledger omogućuje da se na temelju specifikacije plaćenih računa HZZO-a (u elektronskom obliku) automatski generira temeljnica. Proknjižavanjem takve temeljnice automatski se zatvaraju stavke u salda konti kupaca.

PDV evidencije

Na temelju Knjiga URA i Knjiga IRA (u koje se automatski generiraju zapisi proknjižavanjem ulaznih i izlaznih računa ljekarničkih jedinica te računa troškova) generira se PDV obrazac.

Izvješća za ravnateljstvo (management)

Na temelju proknjiženih dokumenata program General Ledger automatski kreira nekoliko izvješća za ravnateljstvo.

U izvješću o prihodima u zadanom periodu vidi se zaliha po nabavnoj vrijednosti na kraju perioda, nabavna vrijednost prodane robe, bruto promet, razlika u cijeni, prihod od HZZO-a, iznos usluge na fakturama HZZO-u te njen postotni udio, prihod gotovine, marža gotovine te njen postotni udio (za svaku ljekarničku jedinicu i ukupno). Izvješće je moguće štampati ili eksportirati u excel dokumet.

Izvješće o nabavi može se kreirati po profitnim centrima i po dobavljačima.

U izvješću po profitnim centrima vidi se za svaki pojedini profitni centar iznos nabavljene robe bez i s PDV-om te iznos PDV-a za sve ili samo odabrane dobavlječe.

U izvješću po dobavljača vidi se za svakog pojedinog dobavljača iznos nabavljene robe bez i s PDV-om te iznos PDV-a za sve ili samo odabrane profitne centre.

U izvješću o stanju zaliha se za svaki pojedini ili sve profitne centre može vidjeti dugovni i potražni promet te saldo po tarifnim grupama i ukupno.

Također se može vidjeti promet i saldo za svakog kupca/dobavljača u odabranom periodu.

Plaćanje dobavljačima

Program GeneralLedger ima opciju za određivanje, evidentiranje i praćenje dinamike plaćanja dobavljačima. U ovoj opciji se vidi koji je račun plaćen, prije knjiženja izvadka i zatvaranja stavki u salda kontiju dobavljača što omogućava ažurno praćenje dinamike plaćanja dobavljačima.

Druga prednost ove opcije što se u njoj na lak i jednostavan način mogu odabrati računi čijim plaćanjem se može ishodovati veći cassa sconto. Potrebno je samo postaviti filter da se vide neplaćeni računi određenog dobavljača, složiti ih po datumu valute te u takvom prikazu izdvojiti račune čijim plaćanjem se dobiva najveći cassa sconto. Određivanjem računa za plaćanje automatski se kreira specifikacija, generira temeljnica te ti računi dobivaju oznaku da su plaćeni. Generirana temeljnica automatski prelazi među neproknjižene temeljnice te ju je nakon dolaska izvadka potrebno nadopuniti ostalim stavkama (plaćanjima kupaca).

Osim prikaza računa (neplaćenih, djelomično i/ili u potpunosti plaćenih) za pojedinog, mogu?je i prikaz računa za sve dobavljače.

Prijenos podataka između ljekarničkih jedinica i računovodstava

Ljekarničke jedinice podatke u računovodstvo šalju elektroničkom poštom (e-mailom). Za to se koristi program GeneralLedgerExport za čije opsluživanje nije potrebno posebno informatičko znanje. Nakon pokretanja programa dovoljno je odabrati period za koji se šalju podaci i program se sam spaja na Internet te šalje podatke na unaprijed definiranu e-mail adresu. Također je moguće odrediti da li da se šalje jedan, više ili svi dokumenti.

Za učitavanje podataka u računovodstvu koristi se program GeneralLedgerImport. On filtrira elektroničku poštu i prikazuje samo onu s podacima ljekarne (druga elektronička pošta, spam poruke,?nisu vidljive) te ju učitava direktno u baze podataka General Ledgera. Na temelju učitanih podataka generiraju se temeljnice.